ระบบสารสนเทศในองค์กร
ประเภทของระบบสารสนเทศ
(Types of Information Systems)
เมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ
ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้ หรือที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศอิงคอมพิวเตอร์ (Computer-Based
Information Systems หรือ CBIS)
ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้หลายวิธี
ประเภทของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ :
โดยจะต้องออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การเหล่านั้น
ระบบสารสนเทศที่จำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไปจะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆ
หลายระบบ
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน : จะเป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะหรือหน้าที่ของงานหลัก
ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน : จะถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
โดยทั่วไประบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ (Computer-Based
Information Systems) แบ่งออกเป็น 6 ประเภทดังนี้
1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม
(Transaction Processing Systems: TPS) เป็น ระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้อย่างแพร่หลาย
เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการให้บริการลูกค้า ระบบสารสนเทศแบบประมวลผลธุรกรรมทำหน้าที่รวบรวม
บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล(File) หรือฐานข้อมูล(Database)
และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ (Routine)
ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ
โดยปกติ พนักงานระดับปฏิบัติงานจะเป็นผู้จัดทำระบบสารสนเทศประเภทนี้
แต่ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ในปัจจุบันจึงได้มีการพัฒนาระบบการประมวลผลธุรกรรมที่ลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและประมวลผลรายการด้วยตนเองได้
เรียกระบบสารสนเทศลักษณะนี้ว่า Customer Integrated Systems หรือ CIS เช่น ระบบฝาก-ถอนเงินอัตโนมัติ
ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ
1.1 การประมวลผลแบบกลุ่ม
(Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด
แล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว การออกแบบลักษณะการประมวลผลแบบกลุ่มก็เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
และให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของงาน
ตัวอย่างการประมวลผลข้อมูลแบบกลุ่ม
1.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-Time
Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ
การประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing หรือ OLTP
เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน
ตัวอย่างการประมวลผลแบบข้อมูลแบบทันที
หน้าที่ของ TPS
1) การจัดกลุ่มของข้อมูล
(Classification) คือ
การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2)
การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์
เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น
การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น
เช่น การจัดเรียง invoices ตาม
รหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4) การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น
การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5)
การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน
อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้
โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS
เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ
TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร
ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS)เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ได้จาก
TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน
ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ
และประกอบการตัดสินใจ โดยสามารถจำแนกได้เป็น
4 ประเภทดังนี้
2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ซึ่งอาจเป็นรายงานที่จัดทำขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกๆ ปี
2.2 รายงานสรุป (Summarized Reports) เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม
โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ
2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Reports) เป็น รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจอย่างทันเวลา
2.4 รายงานที่จัดทำตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด
ซึ่งรายงานจะกระทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ Demand Reports จะจัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้นๆ เท่านั้น
หน้าที่ของแบบ MIS
1) ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
2)
ช่วยในการทำรายงาน
3)
ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ
และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision
Support Systems: DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ
มาใช้ในการตัดสินใจ
และจะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ
เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
ลักษณะสำคัญของ DSS คือ
จะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ
เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ดังนั้น DSS จึงควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบกับผู้ใช้เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล
ซึ่งผู้บริหารมีบทบาทสำคัญยิ่งต่อการกำหนดรูปแบบการพัฒนา DSS
ปัจจุบันได้มีการใช้เครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลทางออนไลน์จากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ได้มาจากการรวบรวมข้อมูลอดีตและปัจจุบันของ TPS และข้อมูลภายนอกองค์การ เรียกว่า Online Analytical Processing หรือ OLAP สำหรับให้ผู้บริหารได้เรียกดูข้อมูลจากคลังข้อมูล (Data Warehouse) ในหลายๆมุมมองที่แตกต่างกัน
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
(DSS)
โดยทั่วไป การตัดสินใจในการดำเนินงานขององค์การมักจะเป็นการตัดสินใจของกลุ่มผู้บริหาร
ดัง นั้นปัจจุบันจึงได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการสนับสนุนการแก้ไขปัญหาของกลุ่ม
เรียกระบบนี้ว่า ระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจกลุ่ม (Group Decision
Support System: GDSS)
GDSS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเสนอและแลกเปลี่ยนความคิด
เห็น ระดมความคิด
วิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาเพื่อหาแนวทางหรือรูปแบบในการตัดสินใจร่วมกันของ กลุ่ม และปัจจุบันสามารถใช้สนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่มสมาชิกที่อยู่คนละสถานที่กันได้ด้วย
นอกจาก GDSS แล้ว ยังมีระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจระบบอื่นๆ
อีก เช่น ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์(Geographic
Information Systems : GIS) ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของสถานที่และเส้นทางการเดินทาง
หน้าที่หลักของ DSS
1) ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม
โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured
situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล
จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
2) ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน
DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ
ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
3) ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง
เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้
(interactive)
4) เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
5) จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
6) นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค
4. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems: KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น
สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ ใหม่ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน
หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก
สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น
ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ
ผลลัพธ์ ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปขอสิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น
ฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System : KWS )
ใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูง
(Knowledge Workers) เช่น
วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย นักวิทยาศาสตร์
เป็นพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูงได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการ ระบบนี้
ใช้รับผิดชอบการสร้างข่าวสารให้เป็นประโยชน์ หรือองค์ความรู้ใหม่ ๆ
กระบวนการในการสร้าง
KMS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ
*Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้
*KM
System Analysis, Design and Development ขั้นการประเมินระบบ
การจัดการความรู้ การออกแบบ และการพัฒนา
*System
Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินแล้ว
*Evaluation
ชั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง
Knowledge
Work Systems ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้
1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด
2. สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร
3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี
4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์
5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service
management)
6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS
5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
( Office
Automation System : OAS )เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร
เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล การจัดตารางนัดหมาย
การประชุมทางไกล
*สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง
เช่น พนักงานป้อนข้อมูล(Data Entry Worker)
*เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers)
*OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน
และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกัน
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information
Systems: EIS หรือ Executive Support Systems: ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม
และการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ
จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง และรวดเร็วต่อความต้องการ ใช้งานได้ง่าย
EIS สามารถเข้าถึงสามาสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การและจะนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน
ตาราง และกราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา
หน้าที่สำหรับการกำหนดความต้องการของระบบสนับสนุนผู้บริหาร ESS
1.จำแนกประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นให้เป็นชุดหรือเป็นเรื่องเดียวกัน
เพื่อง่ายต่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ
2 ล้วงเอาความจริง (Elicit) จากการประเมินผลกระทบของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อเป้าหมายของบริษัทหรือไม่
ถ้าหากมีผล กระทบ ต้องพยายามเปลี่ยนแผนเพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่วางไว้
3.ล้วงเอาความจริงจากตัวดัชนี
สามในห้าประการซึ่งถูกนำมาใช้เป็นแนวทางในการแก้ปัญหาแต่ละประเด็น
4.ค้นหาความจริงเกี่ยวกับศักยภาพของแหล่งสารสนเทศ
ที่จะใช้เป็นตัวกำหนดในการบริหารองค์การ
5.ทดสอบทางเลือกต่าง ๆ ที่เป็นตัวกำหนดแนวทางว่าทางเลือกไหนดีที่สุด
คือมีความเสี่ยงน้อยที่สุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น